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仪器计量检测机构原始记录的管理

编辑:永利电玩城????来源:未知????发布时间:2017-12-28 14:22????浏览量:

仪器计量检测

一、电子原始记录要实现的目标
1. 电子原始记录在质量管理能力上必须全面和严谨
电子原始记录要发挥自身优势,在质量管理指标上要远远高于手写原始记录。 例如,电子原始记录模板是嵌在信息管理系统中的,所以仪器计量检测人员在记录数据时就要受到系统的监督,当发生数据偏离时会进行提醒,修改编辑过的数据或没按规定的顺序检测(例如回程按进程的顺序检测)都会留下痕迹等,就像后台有一双眼睛时刻盯着电子原始记录上的一举一动,大家就要合理运用这些特性和功能,使电子原始记录在质量管理能力上更为全面和严谨。
2. 电子原始记录必须提高效率、减少差错
电子原始记录实施后在很多环节都可以提高效率、减少差错,这是手写原始记录无法比拟的。例如, 电子原始记录内编写了大量经确认并保存好的公式, 这些公式不能随意改动, 这样不但使电子原始记录更加规范, 还省去大量计算的时间, 更保证了计算结果的正确性。 然而,提高效率也不能触碰不讲诚信的红线。 大家不能一味增强功能来提高效率,有时还要屏蔽部分功能, 禁用一些可引发不规范操作的便利性功能, 例如在记录中进行复制粘贴检测数据、删除修改痕迹等,从记录本身消除“可钻的空子”,让检测人员养成科学计量、 诚信计量的职业习惯。
3. 全面实施原始数据自动采集、自动生成证书的现代计量检测
现在很多检测装备都具有数据输出接口, 甚至可以依据规范进行全自动计量检测、 打印检测数据和证书报告, 但由于这些电子记录不符合质量管理体系的要求,并未纳入管理体系,所以检测人员还必须手写原始记录并二次输入计算机打印证书。 如果体系实施了电子原始记录, 检测设备就可将数据传输给信息管理系统。 当检测结束,信息管理系统也完成原始数据的录入工作, 并可“一键打印证书”, 真正实现原始数据自动采集、 自动生成证书的现代仪器计量检测。
 
二、电子原始记录实施的技术路线
对电子原始记录进行研究,首先要对使用者、管理者和评审者进行需求分析, 他们的需求虽不同,但目标一致,都是追求测量数据及结果的正确性。 在此基础上,使用者更需要的是实用,就是要提高效率,减少计算、画曲线、二次输入等简单重复劳动;管理者关注电子原始记录实施后各项管理是否规范、重要环节是否受控;评审者则注重在实施的过程中,“人、机、料、法、环、测”等要素是否与电子原始记录能产生好的“化学反应”,使质量体系有效运行。 为了实现三者的有机统一,电子原始记录的实施可不只是纸质记录变成电子表格这么简单,必须确立一个正确的实施技术路线。 从研发基础模板到生成质量记录的演变过程来分析,电子原始记录实施的技术路线共分为 4 个层次。第 一 层 是 研 制 基 础 模 板 文件, 它是由研发团队用 Excel 经二次开发完成。 我中心科研团队经过不断研究、 聘请计量专家进行分析引导, 完善质量手册和程序文 件 , 最 后 完 成 基 础 模 板 文件—— — C 模板文件。 它是所有电子原始记录模板的基础, 决定了成千上万份原始记录的“基因”。第 二 层 是 编 制 项 目 模 板 文件, 它就是要展开具体项目的编制工作。 编制的主要依据为检定规程、校准规范等标准方法,一般一个授权的开展项目编制一个项目模板文件, 这一层是电子原始记录实施环节中的难点, 它需要全单位技术人员用大量的时间去学习和编制, 最后还要通过模拟测试进行验证。第三层是安装电子原始记录模板。 项目模板文件编制完成,必须经过 4 个步骤才能成为在实验室管理系统中受控的电子原始记录模板。 首先,技术质量部必须对项目的模板文件进行审查,审查结束后按质量手册规定的要求登记受控编号, 并拷贝电子文档留档;其次,将项目模板文件安装到实验室信息管理系统中,也就是机器对文件的审查;再次,由部门或项目负责人进行审核;最后由质量负责人或技术负责人进行批准。第 四 层 是 生 成 电 子 原 始 记录, 也就是检测人员使用电子原始记录模板生成质量记录的 过程。 检测人员使用本人的账号和密码打开只有本人权限的信息管理系统, 在系统中领取主任安排的检测任务, 调用对应的电子原始记录模板, 数据填完后提交审核,再提交批准,最后完成电子原始记录并自动生成证书或报告。
 
三、电子原始记录模板的特性和功能
在研发基础模板文件的过程中,为了实现预定的目标,大家充分发挥 Excel 的特性, 还通过编写VBA 代码增加一些必要和有效的功能,使它达到预期的目标。
1. 记录的安全性
在管理体系中记录的安全性非常重要。 首先,仪器计量检测人员不能脱离信息管理系统使用电子原始记录;其次,对项目模板文件进行安装时, 要对每个单元格进行扫描,对宏代码进行扫描检查; 然后,在管理系统内只有有权限的人才能领取或打开相应的电子原始记录,非相关人员是看不到其他人编辑的电子原始记录的,没有项目资质的人员连该项目模板都不能调用;再者,任何数据的输入或通信都要经过信息管理系统。 这样做增强了电子原始记录文件存取和信息保密的安全性, 同时和管理体系的《计算机App管理程序》、《保密制度》等相互补充,从各个方面保证了电子原始记录的安全性。
2. 基本信息的自动录入
在信息管理系统中有各种最新、受控或有效的基本信息,这些基本信息会自动录入电子原始记录。 例如,在检测前已对被测仪器进行了合同评审,样品的一些信息早已在信息管理系统中输入,如样品号、送检单位名称、计量器具名称等,检测人员只要再进行一次核对就可以了。 这样减少了由二次输入带来的重复劳动和差错。
3. 保留修改痕迹
以前, 电子原始记录难以实施的原因之一就是 “电子记录中的数据可以不留痕迹地随意 改动”, 这是计量管理 “难以容忍”的。 大家的研制实现了保留修改痕迹的功能, 当检测人员在某个单元格输入一个检测数据并离开时,该数据便已确定,当再次回到这个单元格并输入不同的数据,则认为这个数据修改了, 就必须保留修改痕迹, 这一方案得到了计量专家的一致认可。
4. 自定义函数增强了数据处理能力
为使电子原始记录的数据处理符合计量修约规则, 大家编制了一些自定义函数。 在确定好修约间隔或有效位数的同时, 可以按“进一法”、“去尾法”和“四舍六入,逢五奇进偶不进”的方式进行修约。 这些自定义函数增强了数据处理能力, 是对 Excel 内置函数的有效补充。
5. 结论
自动判定和数据偏离提醒为了提高效率,大家利用 Ex-cel 函数编写公式对结论进行自动判定。 结论判定要以国家量值传递系统表为准则, 按检定规程或校准规范的要求。 假如结论自动判定为不合格, 则说明数据偏离了, 应该提醒检测人员作进一步检查确认。 假如测量结果不确定度超过了允许误差的 70% ,甚至比允许误差还大, 也应该作出数据偏离提醒。
6. 自动采集测量数据
自动采集测量数据是通过信息管理系统读取标准器或被测仪器的示值或输出实现的,有多种方法,可以根据仪器的通信协议编制程序接收数据,可以通过图像识别App读取数据,也可以让厂家按大家制定的通信协议传送检测数据等。 大家制定的通信协议,接收的数据中都带有属性,通过属性可以知道该数据是第几个测量点、有哪个装置或模块测量等信息,大家就可以按这些信息把数据填入相应的地址,计算的测量结果不确定度更加准确。 使用这种方式进行计量检测,就像前面提到的一样—— — 计量仪器与电子原始记录产生了好的“化学反应”,计量技术水平与原先相比有了天壤之别。
 
四、结束语
在现场计量检测中,大家使用了平板电脑, 也得到了很好的效果。 两年多的实施结果表明,电子原始记录系统具有在信息管理系统下的权限管理,各种模板化的功能,满足了使用者、管理者、评审者的需求,客户对证书的满意度也大幅提升,实现了预期的目标。 原始记录电子化是一项有深度有广度永无止境的工作,需要大家不断研究、不断创新、不断完善,这项工作能让大家提升仪器计量检测实验室的质量管理能力,提高效率、减少差错,提高我国智能化计量的水平

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